يلتزم الراعي أو العارض بتزويد المنظم بكافة المعلومات الخاصة به والتى سيتم الإعلان عنها أو إضافتها في مساحة المعرض الفعلية أو الافتراضية المحددة له أو في المساحة المخصصة له داخل الموقع الإلكتروني للمؤتمر قبل تاريخ المؤتمر مباشرة بعد التوقيع على العقد، وفي حال عدم الالتزام بذلك فإن الجهة المنظمة ستقوم بإضافة الموقع الإلكتروني للراعي وشعاره فقط في المساحات الفارغة التى لم ترسل بياناتها. تستحق الدفعات في التواريخ والمواعيد المبينة في هذا النموذج وفي حالة عدم الالتزام بذلك فللجهة المنظمة الحق في إلغاء جميع الحجوزات / المساحة المؤجرة أو التسهيلات المتفق عليها للراعي أو العارض. لا يحق للعارض أو الراعي المطالبة بأي خدمة أو تسهيلات أو مميزات قبل دفع كامل قيمة الإشتراك أوبحسب أليه الدفعات المحددة مع مراعاة ربط المميزات بالدفعات. في حالة انسحاب المشارك أو الراعي قبل موعد افتتاح المؤتمر خمسة وأربعون يوماً أو أكثر فإنه يترتب على ذلك خصم 50 ٪ خمسون بالمائة من القيمة الإجمالية المتفق عليها على الوجه الآخر لهذا النموذج أما في حالة الإنسحاب بمدة تقل عن خمسة وأربعون يوماً من موعد افتتاح المؤتمر فإن المشارك أو الراعي في هذه الحالة يفقد جميع القيمة الإجمالية (100 ٪) المتفق عليها ويكون ملزماً بدفعها في حال لم يتم الدفع حتى تاريخ الإلغاء حيث أن التوقيع بالموافق على هذا العقد يعتبر ملزماً للمشارك أو الراعي إلزاما تاماً غير قابل للنقد. تحتفظ الجهة المنظمة في الحق المطلق في رفض أي طلب مشاركة دون الحاجة لإبداء الأسباب وفي هذه الحالة تعاد كافة المبالغ للمشارك في حال تم إستلامها فعلياً. يلتزم العارض أو الراعي بأن تكون طريقة عرض الإعلانات والمعروضات والترتيبات الخاصة بالمنصة متوافقة مع موضوع المعرض أو المؤتمر الذي تحدده الجهة المنظمة بحسب ما تراه وأن تدل على ذوق سليم ومستوى رفيع على وأن لا يتعارض مع أي نظام محلي أخلاقياً كان أو عرفياً وإذا كان من رأي الجهة المنظمة أن المشارك يخالف هذا النص فللجهة المنظمة الحق في تقويم هذه المخالفة ويجب على المشارك أو الراعي أن يتصرف وفقاً لذلك. تحتفظ الجهة المنظمة لنفسها بالحق في تبديل أو إضافة او إلغاء أي من هذه الشروط كما يكون قرارها هذا نهائيا والمذكرات التفصيلية والإرشادات التي تصدر بين الفنية والأخرى من الجهة المنظمة للمشارك وتعتبر جميعها اضافة الى هذه الشروط ولا يجب اعتبارها بديلة لها. يجب أن تحتوي الطلبات الخاصة بالمساحة على بيان مفصل عن المعروضات المقترح عرضها واسم أي شركة يقوم المشارك أو الراعي بتمثيلها أو يقوم بالإشارة إلى خدماتها المعروضة في منصة العرض سواء كانت فعلية أو افتراضية. البروشور التسويقي الخاص بهذا المؤتمر هو جزء لا يتجزأ من هذا النموذج والشروط الخاصة به مكملة ومتممة للحقوق الممنوحة للمشارك أو للجهة الراعية ما لم ينص على غير ذلك صراحة في واجة هذا النموذج وبموافقة من الطرفين. لا يحق للمشارك أو الراعي التقدم بأي دعوي ضرر أو طلب استرجاع لأي أو كل من المبالغ المسددة من طرفه في أي حال من الأحوال ضد الجهة المنظمة أو المنفذة بما يتعلق بفقدان أو تلف ناجم عن منع أو تأجيل إقامة المعرض أو المؤتمر بسبب وقوع أي من الحوادث المشار إليها مثل : السرقة، الحريق، الاعصار، العواصف، أو الظروف القاهرة أو الوباء أو أوامر السلطات المتعلقة بأمور أمنية أو تنظيمية أو إحترازية أو أن تكون القاعة الفعلياً كلياً أو جزئياً غير متاحة لإقامة المعرض أو المؤتمر بسبب يكون خارج عن سيطرة الجهة المنظمة وسيكون للجهة المنظمة الحق في أن تتحفظ بجميع المبالغ التي قام المشارك أو الراعي بدفعها أو الاحتفاظ بجزء منها حسب ما تراه مناسباً في تلك اللحظة خاصة إذا إستفاد المشارك أو الراعي من عدد من الخدمات أو المميزات أو كان من رأي الجهة المنظمة ضرورة إعادة التنظيم أو التأجيل لحين زوال الظرف أو استبدال القاعة بأخرى أو المبنى بآخر أو أن يكون إفتراضياً أو بأية كيفية أخرى مناسبة يمكن بها تنفيذ الحدث فإن كافة هذه الشروط تكون ملزمة للطرفين. في حالة حدوث أي خرق للشروط المذكورة في هذا السياق سيكون للجهة المنظمة حق الإحتفاظ بجميع المبالغ التي قام المشارك أو الراعي بدفعها وكذلك تتحصل الجهة المنظمة على جميع الإلتزامات الإضافية من المشارك كما هو مذكور أعلاه، كما يحق للجهة المنظمة إخلاء الجناح (المساحة المستأجرة) من المشارك المخالف وتأجيرها لمشارك آخر ومصادرة البضائع / المعروضات في حالة عدم سداد كامل المبالغ المترتبة عليه دون أن يكون من حق المشارك أو الراعي أي إدعاء أو شكوى مقدمة منه ضد الجهة المنظمة لأي جهة كانت. كل مالم يذكر في هذا النموذج يرجع فيه الى قوانين المملكة العربية السعودية. يخلي المشارك أو الراعي طرف الجهة المنظمة من أي مسؤولية تجاه أي فقدان أو إصابة لأي سبب أو إهمال ناتج من موظف أو وكيل تابع للمشارك أو الراعي.